BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1.1 Kajian Teori Event End of The Year Exhibition “Reflecting the Inner Selfhood” ini penulis menerapkan teori Management Acara dan Teknik Loby & Negosiasi kedalam pengaplikasian divisi yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, yakni pada divisi acara dan publikasi (sponsorship). Berikut adalah penjabaran mengenai teori tersebut : 1.1.1 Teori Management Acara Manajemen acara adalah sebuah proses yang mau tidak mau, suka atau tidak suka harus dilakukan untuk keberhasilan suatu acara. Hal ini didukung oleh kenyataan bahwa berhasil tidaknya kegiatan ditentukan oleh aplikasi manajemen yang tertata dengan baik. Definisi manajemen secara umum adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta dilaksanakan secara berurutan berjalan ke arah suatu tujuan. Sedangkan menurut ahli James A.F. Stoner dalam bukunya “MANAJEMEN” edisi kedua tahun 1990, menyatakan bahwa “manajemen adalah proses, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha –usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan ”. Definisi acara adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Secara umum pengertian manajemen acara itu sendiri merupakan usaha sistematis yang dilakukan bersama – sama untuk terselenggaranya sebuah acara dan memiliki tujuan yang nantinya akan diselesaikan bersama. Berikut adalah beberapa tahapan dalam memanagement acara : A. Tahapan Manajemen Acara 1. Fungsi Perencanaan a. Penentuan Acara b. Penentuan Tujuan Acara c. Penentuan Tempat dan Waktu Acara 2. Fungsi Pengorganisasian Pada fungsi pengorganisasian, kepanitian menjadi inti yang mutlak dilakukan untuk memperjelas tanggung jawab yang akan dilakukan. Pembagian pola –pola kepanitian sebenarnya berdasarkan kebutuhan sesuai dengan acara yang akan dikerjakan, seperti : a. Ketua Panitia b. Sekretaris c. Bendahara d. Seksi Acara e. Seksi Perlengkapan f. Seksi Publikasi dan Dokumentasi g. Seksi Konsumsi, dll. 3. Fungsi Pengkoordinasian Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni pemetaan tanggung jawab dan pembentukan schedule kerja. 4. Fungsi Pengarahan Ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta ternuka dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca acara yang dilakukan. 5. Fungsi Pengawasan Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua untuk mengawasi semua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling tunjuk dan saling menyalahkan. B. Pengertian Tugas dan Fungsi Kerja Panitia Pengertian tugas adalah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu. Melainkan fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu adanya kerja sama secara langsung maupun tidak langsung. Berikut adalah beberapa susunan panitia beserta penjabaran tugas dan fungsi kerjanya : 1. Ketua Panitia Sebagai pemimpin organisasi dalam merencanakan, mengorganisir, mengontrol serta mengkoordinasi. Membagi tugas dan kerja sama antar seksi –seksi dalam kegiatan diluar maupun pada saat rapat. 2. Sekretaris Suatu organisasi, hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan tugas kerja sekretaris adalah membuat surat undangan rapat, membuat surat permohonan bantuan dana (proposal), membuat surat masuk dan keluar, membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan, dll. 3. Bendahara a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitian. b. Membukukan segala pemasukan dan pengeluaran. c. Membuat laporan keuangan, dll. 4. Seksi Acara a. Menyusun rencana kegiatan. b. Mengatur, memimpin semua kegiatan. c. Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal – hal teknis, dll. 5. Seksi Perlengkapan a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi . b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi. c. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman,dll. 6. Seksi Publikasi dan Dokumentasi a. Membuat dan memasang semua media promosi yang digunakan. b. Mencatat dan mendokumentasikan perincian penyebaran undangan internal, eksternal dan media promosi lainnya. c. Mendokumentasikan setiap kegiatan, dll. 7. Seksi Konsumsi Menyediakan makanan ringan (snack), makanan berat ( nasi ) dan minuman pada saat acara berlangsung. 1.1.2 Teori Loby & Negosiasi Manusia adalah makhluk sosial, dimana berbagai kepentingan saling berinteraksi dan satu sama lain saling membutuhkan. Kepentingan yang berbeda tersebut kadang kala menjadi kepentingan bersama, sehingga perlu adanya proses mempengaruhi untuk mendapatkan persepsi yang sama. Dalam lobbying biasanya terdapat proses tawar menawar yang disebut Negosiasi. Negosiasi juga memungkinkan proses penyelesaian konflik dengan tidak menggunakan instrumen kekerasan dan mencoba memberikan ruang bagi pihak yang berkonflik untuk melakukan pertukaran informasi dari masalah yang dihadapi bersama. Unsur – unsur dalam lobbying : a. Kegiatan lobi melibatkan beberapa pihak : pihak pelobi dan pihak yang dilobi b. Sasaran pelobi, orang atau pihak yang di lobi adalah para pembuat undang-undang, pejabat pemerintah, pimpinan politik dan sejumlah tokoh lain yang memiliki kekuasaan atau pengaruh cukup besar. c. Pelobi melakukan kegiatan lobinya dengan tujuan untuk mempengaruhi mereka yang menjadi sasaran lobi. d. Lobi adalah kegiatan yang bersifat informal atau tidak resmi. Perlu adanya proses pengaruh yang lebih kompleks guna tercapainya tujuan organisasi. Pertukaran dalam proses negosiasi biasanya berupa posisi atau kekuasaan, kepentingan, rasa aman dan kepuasan, sehingga perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : a. Negosiator yang pandai berbicara dan cepat tanggap. b. Mempunyai wawasan yang cukup luas mengenai apa yang menjadi bahan perdebatan. c. Memiliki kepercayaan diri yang tinggi. d. Memiliki citra diri yang baik. e. Pandai mengambil hati orang, baik itu dengan kata-kata yang persuasive maupun sikap dan perbuatan kita. f. Dapat memanfaatkan kesempatan sekecil apapun. g. Memaksimalkan kemampuan dan sumber daya yang dimilik. h. Mengatakan yang sebenarnya namun tidak seluruhnya. i. Tidak mudah menyerah.