Rabu, 18 Juli 2012

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Note Cha: BAB IITINJAUAN PUSTAKA1.1 Kajian Teori Event End o...: BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1.1 Kajian Teori Event End of The Year Exhibition “Reflecting the Inner Selfhood” ini penulis menerapkan teori Ma...

Note Cha: Tugas Akhir Event End of The Year Exhibition

Note Cha: Tugas Akhir Event End of The Year Exhibition: BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program Pendidikan Vokasi merupakan suatu jenis pendidikan tinggi yang mempersiapkan peserta didik unt...

Note Cha: KATA PENGANTAR

Note Cha: KATA PENGANTAR: KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberi pertolongan, rahmat dan hidayahnya, sehingga saya dapat m...

KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberi pertolongan, rahmat dan hidayahnya, sehingga saya dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu hal penting bagi setiap mahasiswa Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya khususnya pada jurusan Kehumasan atau Public Relations untuk menyelesaikan pendidikan pada program tiga tahun. Serta menambah pengalaman dan keahlian khusus bagaimana menangani sebuah Event yang berkaitan dengan kegiatan karya nyata. Tentunya banyak hambatan dan kesulitan yang penulis hadapi dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Tetapi dengan bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, maka laporan ini dapat terselesaikan juga. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof.Dr.Ir.Moch Munir,MS selaku Ketua Program Pendidikan Vokasi. 2. Dr. Zulkarnaen Nasution,M.Si selaku dosen pembimbing. 3. Semua dosen pengajar Public Relations, dosen penguji dan para staff. 4. Kedua Orang Tua dan keluarga yang senantiasa memberi dukungan baik moril maupun materi. 5. Bee_Ardy yang udah senantiasa memberikan suport dan do’anya. 6. ISADORE Konsultant atas kerja samanya dalam menyelesaikan Event End of The Year Exhibition “Reflecting The Inner Selfhood” ini. 6. Teman-teman Public Relations angkatan 2009, Thanks for all. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran untuk kemudian dijadikan bahan perbaikan dan pembelajaran. Semoga Tugas Akhir ini nantinya dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang bekepentingan. Malang, Juli 2012 Penulis

BAB IV . PENUTUP

BAB IV PENUTUP 1.1 Kesimpulan Selama melakukan kegiatan Event End of The Year Exhibition “Reflecting The Inner Selfhood” selama 3 hari dari tanggal 19 – 21 Juni 2012 di Atrium Mall Matos lantai 2, penulis bertugas dan bertanggung jawab menjadi divisi acara dan publikasi (sponsorship), maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Event End of The Year Exhibition “Reflecting The Inner Selfhood” ini merupakan event yang diselenggarakan oleh Event Organizer “ISADORE Konsultant” yang terdiri dari 7 mahasiswi Vokasi dari jurusan Public Relations angkatan 2009. 2. Acara ini merupakan ajang kreasi dan promosi dari beberapa jurusan seperti (Public Relations, Desain Grafis, Broadcasting, MIBM dan Bahasa Inggris ) dalam memamerkan karya kreasi mereka selama ini beserta promosi 9 jurusan lainnya yang ada di Vokasi Universitas Brawijaya. 3. Acara Event End of The Year Exhibition ini bisa berlangsung dengan baik, lancar dan sesuai dengan rencana meskipun sempat berganti hari dari rencana awal. 4. Untuk pengisi acara dari MC, Live musik akustik, perform art, fashion show dan stand up comedy berjalan lancar dan sesuai dengan rundown yang sudah direncanakan, begitu juga dengan pemutaran film, company profile dan hasil karya dari beberapa jurusan yang ada di Vokasi Universitas Brawijaya. 5. Untuk pihak sponsorship seperti (IPRI, Siluet Agency dan Salon House of Harist ) sudah sesuai dengan hak dan kewajiban yang telah disepakati bersama. 6. Untuk kendala masalah teknis pada saat acara pun seperti mixer yang mati dihari ketiga, mic yang putus-putus, alat musik gitar tidak tersedia dan panitia acara yang hanya bertujuh orang semua itu bisa diatasi dengan kerja sama tim panitia ISADORE Konsultant. 7. Penulis menggunakan Teori Management Acara dan Teknik Loby & Negosiasi dalam kajian teori untuk menyusun laporan tugas akhir ini dikarenakan tugas dan tanggung jawab penulis dalam acara ini adalah sebagai divisi acara dan publikasi (sponsorship). 1.2 Saran Dari penjelasan pada bab-bab sebelumnya, penulis menyarankan beberapa hal yang diharapkan dapat membantu pihak pembaca agar dapat meningkatkan kualitas dan kinerja dari sebuah Tim Kerja dalam memanajemen sebuah acara di kegiatan yang akan datang, yaitu : 1. Jika memang dalam sebuah organisasi itu hanya beranggotakan beberapa orang saja, dari mulai perencanaan awal sudah harus dipastikan siapa dan apa tugas dari masing-masing panitia sehingga tidak double jobdesk, kalaupun memang diharuskan double jobdesk tentukan apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari setiap panitia agar pada saat pra hingga pasca acara dapat konsekuen dengan tanggung jawabnya masing - masing. 2. Setiap pengisi acara harus sudah difollow up dan dipastikan paling tidak 3 hari sebelum hari H, agar rundown yang sudah direncanakan tidak terbengkalai. 3. Untuk mengantisipasi pengisi acara yang tidak berkenan, setidaknya Sie Acara sudah memiliki beberapa alternatif lain untuk menggantikan pengisi acara tersebut. 4. Kerja sama tim dan sikap saling mengerti sangat diperlukan disini, karena demi maksud dan tujuan yang sama sehingga perlu adanya kekuatan tim yang solid. Demikian Tugas Akhir dengan judul Penerapan Management Acara dan Teknik Loby & Negosiasi dalam Event End of The Year Exhibition khususnya pada Divisi Acara dan Publikasi (Sponsorship) ini dibuat sebagai referensi dan masukan bagi pembaca.

BAB III. PEMBAHASAN

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Event End of The Year Exhibition Pameran adalah suatu kegiatan promosi yang dilakukan oleh suatu produsen, kelompok, organisasi, perkumpulan kelompok tertentu dalam bentuk menampilkan dispaly produk kepada calon relasi atau pembeli. Kegiatan ini diharapkan terjadi komunikasi antaran seniman yang diwakili oleh karya seninya dengan apresiator. Hal ini sejalan dengan definisi yang diberikan Galeri Nasional bahwa: “Pengertian pameran adalah suatu kegiatan penyajian karya seni rupa untuk dikomunikasikan sehingga dapat diapresiasi oleh masyarakat luas.” (http://www.galeri-nasional.or.id). Kegiatan pameran yang dilakukan oleh mahasiswa Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya ini merupakan kulminasi dan tindak lanjut proses pembelajaran selama megemban perkuliahan. Kegiatan ini dilakukan menjelang akhir semester atau akhir tahun ajaran. Kegiatan pameran memiliki peran dan fungsi yang strategis dalam memupuk, membina, dan mengembangkan kemampuan mahasiswa dalam melakukan kritik dan apresiasi terhadap karya yang dipamerkan. Kehadiran pameran dalam konteks pembelajaran memiliki fungsi tersendiri, di antaranya fungsi pendidikan (edukasi) dan fungsi hiburan (rekreasi). Melalui kegiatan pameran, mahasiswa diberi kesempatan untuk melakukan penilaian terhadap karya seni serta dapat mengukur tingkat kemajuan mengenai pelaksanaan dan isi pameran. Kemudian, kegiatan ini juga menyajikan hiburan bagi masyarakat sekitarnya. Pada dasarnya, sebuah pameran merupakan event masyarakat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi independent dan terbuka untuk umum serta dapat dihadiri oleh berbagai kalangan. Pameran sengaja dirancang agar dapat diketahui masyarakat luas. Untuk menghasilkan suatu penyelenggaraan pameran yang baik diperlukan persiapan yang matang melalui management event. Pengertian Manajemen secara umum menurut Drs.Damas B.Mulyono dalam mata kuliah Manajemen Promosi dan Event. Secara umum, Manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Persiapan pameran dilakukan oleh para penyelenggara pameran secara tersusun dalam perencanaan dan programming, perealisasian dan pengorganisasian, serta pengevaluasian. 1.1.1 Deskripsi Kegiatan Pertama A. Nama Program : Pameran Mahasiswa Desain Grafis Self Branding Through Corporations Identity “Reflecting the Inner Selfhood” B. Target 1. Meningkatkan eksistensi Mahasiswa Desain Grafis 2. Menciptakan citra baik untuk Program Pendidikan Vokasi khususnya jurusan Desain Grafis dan jurusan lain pada umumnya 3. Memberikan kesadaran kepada masyarakat bahwa Program Vokasi (diploma) tidak kalah dengan S1 4. Meningkatkan kreatifitas Mahasiswa Desain Grafis C. Sasaran Sasaran dalam program ini adalah: 1. Seluruh mahasiswa desain grafis se-Malang Raya 2. Masyarakat pecinta desain grafis 3. Siswa SMA/SMK se-Malang Raya 4. Masyarakat yang nantinya akan memanfaatkan jasa mahasiswa desain grafis D. Deskripsi kegiatan Kegiatan yang dilakukan adalah mengadakan pameran mengenai hasil karya pembuatan produk mahasiswa Desain Grafis. Selain itu, juga ada acara yang turut memeriahkan cara pameran yakni berupa musik akustik, fashion show, perform art dan stand up comedy. Kegiatan ini dilaksanakan di Atrium Malang Town Square lantai 2 pada hari Selasa-Kamis, 19-21 Juni 2012 pukul 10.00-21.00 WIB. E. Budgeting ( terlampir ) 1.1.2 Deskripsi Kegiatan Kedua Pelaksanaan Pameran Mahasiswa Desain Grafis tidak bisa berjalan sesuai rencana, dikarenakan membawa nama Progam Pendidikan Vokasi yang memiliki banyak jurusan yang berbeda, maka pihak Vokasi meminta untuk melibatkan seluruh jurusan yang ada khususnya angkatan 2009 yang hampir menyelesaikan perkuliahan. Selain itu, pameran ini dimaksudkan sebagai media promosi Vokasi, karena masyarakat belum mengerti akan arti pendidikan Vokasi. Sehingga terbentuklah sebuah acara End of the Year Exhibition. Nama acara tersebut dipilih karena acara ini merupakan puncak dari hasil perkuliahan selama 3 tahun dalam Program Pendidikan Vokasi. Dalam kurun waktu 3 tahun tersebut mahasiswa Vokasi telah mendapatkan berbagai ilmu dan bisa mengaplikasikan dalam dunia kerja. Pemilihan tema “Reflecting the Inner Selfhood” diharapkan mampu mewakili setiap jurusan yang ada pada Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya. A. Nama Program : End of the Year Exhibition “Reflecting the Inner Selfhood” Mahasiswa Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya. B. Target 1. Meningkatkan eksistensi Program Pendidikan Vokasi 2. Menciptakan citra baik untuk Program Pendidikan Vokasi 3. Memberikan kesadaran kepada masyarakat bahwa Program Vokasi (diploma) tak kalah dengan S1 4. Meningkatkan kreatifitas Mahasiswa Program Pendidikan Vokasi C. Sasaran Sasaran dalam program ini adalah 1. Lulusan SMA, SMK, MA dan Paket C 2. Wali murid SMA, SMK, MA dan Paket C 3. Masyarakat yang nantinya akan memanfaatkan jasa mahasiswa Program Pendidikan Vokasi 4. Masyarakat lainnya yang berkeinginan menggali dan mengembangkan potensi dirinya 5. Karyawan/karyawati/PNS yang memerlukan penyegaran kembali agar lebih produktif dalam bekerja D. Deskripsi kegiatan Kegiatan yang dilakukan adalah mengadakan pameran mengenai hasil karya pembuatan produk dan penawaran jasa dari mahasiswa Program Pendidikan Vokasi. Selain itu juga ada acara yang turut memeriahkan acara pameran yakni berupa musik akustik, fashion show, perform art dan stand up comedy. Kegiatan ini dilaksanakan di Atrium Malang Town Square lantai 2 pada hari Selasa-Kamis, 19-21 Juni 2012 pukul 10.00-21.00 WIB. E. Budgeting ( terlampir ) 3.1.3 Brief Kretif Data Klient Primary Client : Program Pendidikan Vokasi Jurusan Desain Grafis dan Periklanan Secondary Client : Jurusan Public Relations Jurusan Broadcasting Jurusan Penerjemah Bahasa Inggris Jurusan MIBM Segmentasi Primary : Calon Mahasiswa Baru Secondary : 1. Orang tua mahasiswa baru 2. Masyarakat yang nantinya akan memanfaatkan jasa mahasiswa Program Pendidikan Vokasi 3. Masyarakat lainnya yang berkeinginan menggali dan mengembangkan potensi dirinya 4. Karyawan/karyawati/PNS yang memerlukan penyegaran kembali agar lebih produktif dalam bekerja Geography Primary : Masyarakat Malang Raya Secondary : Masyarakat Luar Malang Raya Data Produk Program Pendidikan Vokasi : 9 stand jurusan Desain Grafis dan tayangan produk 1 stand jurusan Public Relations dan tayangan iklan dan jingle 1 stand Penerjemah Bahasa Inggris Tayangan produk Broadcasting Tayangan produk MIBM Jurusan Desain Grafis : Egsotik: desain logo, desain cetak company profile , desain kartu nama, desain brosur, miniatur properti Woww: desain logo, desain cetak company profile, desain brosur, desain id card, miniatur gerobak/booth Aziz: tutorial mengemudi, merchandise Ekstrim: desain lobi, desain kartu nama Pariwisata Tulungagung: foto tempat pariwisata, company profile Okki: desain web Math: animasi sejarah matematika Bank BII: merchandise, desain cetak company profile, desain ATM, desain slip pembayaran, desain id card Eiger: merchandise, desain cetak company profile, Adira Finance: merchandise, desain cetak company profile, desain kartu member Penayangan iklan mahasiswa desain grafis angkatan 2010 Penayangan video klip mahasiswa desain grafis angkatan 2010 Jurusan Public Relations : Sir Choco : Launching produk Penayangan jingle PR Penayangan iklan kartu remi Penayangan iklan ban Penayangan Company Profile PR 2010 Jurusan Broadcasting : Penayangan film Bukan Tiga Roda Penayangan film Soekarno Penayangan film Semua Sama Jurusan MIBM : Penayangan hasil pembuatan company profile Penayangan majalah elektronik Tagline : Exploring Your Life Skill Agency Task : Membuat even pameran mahasiswa Desain Grafis “Self Branding Trough Corporate Identity” Membuat Pameran Program Pendidikan Vokasi End of the Year Exhibition: Reflecting the Inner Selfhood” Website : www.ub.ac.id Alamat : Jl. Veteran no 12 & 14 Malang Telp. / Fax : (0341)553240 / (0341)575813 3.1.4 Planning and Programming Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” Fungsi Perencanaan 1. Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy) dari bentuk kerjasama (manajemen); 2. Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang); 3. Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen); 4. Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis agar kegiatan manajemen efisien); 5. Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud); 6. Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba); 7. Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen). Dalam proses perencanaan, penulis menentukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Menentukan tujuan diselenggarakan pameran Pameran mahasiswa Program Pendidikan Vokasi diselenggarakan dengan maksud: 1. Mempersiapkan peserta didik untuk dapat menerapkan ilmu pengetahuan. Program Pendidikan Vokasi merupakan suatu jenis pendidikan tinggi yang mempersiapkan peserta didik untuk memiliki pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu. Pelaksanaan kegiatan belajar-mengajar Pendidikan Vokasi lebih didominasi kegiatan praktik. Oleh karena itu, diharapkan mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang telah mereka dapat selama berada dalam bangku perkuliahan 2. Memfasilitasi kebutuhan masyarakat terhadap kebutuhan tenaga kerja Keterlibatan dunia industri dalam pendidikan Vokasi terutama dalam memberikan masukan terhadap kompetensi dan standarisasi kemampuan seorang mahasiswa lulusan pendidikan vokasi sangatlah diharapkan. Sehingga, suatu hubungan yang harmonis antara penyelenggara pendidikan vokasi, dunia industri dan masyarakat luas dapat melakukan kolaborasi yang saling menguntungkan untuk menetapkan suatu sertifikasi profesi lulusan pendidikan vokasi yang diakui bersama. Dengan demikian, tuntutan masyarakat agar perguruan tinggi dapat memenuhi harapan masyarakat dan dunia industri akan tenaga kerja “yang siap pakai” dapat terwujud. 3. Memperlihatkan hasil karya peserta didik selama menjalani perkuliahan Secara umum perbandingan antara kegiatan praktis dan teori dalam pendidikan vokasi adalah 75% berbanding 25%, dengan demikian mahasiswa dan dosen akan menghabiskan sebagian besar waktu efektifnya untuk belajar dan bekerja di tempat-tempat praktik. Sehingga mahasiswa telah memiliki kemampuan dan keahlian untuk membuat sesuatu yang bisa dipertontonkan kepada masyarakat. 4. Merencanakan promosi untuk Program Pendidikan Vokasi UB. Program Pendidikan Vokasi merupakan program baru dalam dunia pendidikan Universitas Pendidikan. Meskipun terhitung baru, tetapi Program Pendidikan Vokasi mampu bersaing dengan program pendidikan lainnya. Untuk memperkenalkan diri kepada masyarakat luas tentang maksud dan tujuan terselenggaranya Program Pendidikan Vokasi, maka perlu diadakan promosi, salah satunya melalui kegiatan pameran. b. Menentukan tema pameran. Pameran Mahasiswa Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya terselenggara ketika tahun ajaran berakhir, sehingga terbentuklah sebuah acara End of the Year Exhibition. Nama acara tersebut dipilih karena acara ini merupakan puncak dari hasil perkuliahan selama 3 tahun dalam Program Pendidikan Vokasi. Dalam kurun waktu 3 tahun tersebut mahasiswa Vokasi telah mendapatkan berbagai ilmu dan bisa mengaplikasikan dalam dunia kerja. Pemilihan tema “Reflecting the Inner Selfhood” diharapkan mampu mewakili setiap jurusan yang ada dalam Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya. c. Menentukan tempat pameran Berdasarkan tujuan yang telah direncanakan bahwa pameran ini ditujukan untuk umum maka pameran harus dilaksanakan di tempat umum dan diluar tempat perkuliahan (kampus). Pusat perbelanjaan merupakan tujuan utama, dikarenakan sering terjadi hilir mudik pengunjung. Malang Town Squre yang biasa disebut Matos menjadi pilihan tempat yang tepat untuk melaksanakan pameran berlangsung. Matos merupakan salah satu mall favorit masyarakat khususnya masyarakat Kota Malang, selain itu, kedekatan dengan kampus Program Pendidikan Vokasi juga dipertimbangkan. d. Menentukan waktu pameran Pameran sebagai ajang unjuk gigi mahasiswa Vokasi untuk memperlihatkan kasil karya selama perkuliahan dan sebagai media promosi Vokasi, maka akhir tahun pelajaran sangat cocok untuk melakukan kegiatan pameran ini. Di sisi lain salah satu sasaran dari Program Pendidikan Vokasi yakni lulusan SMA, SMK, MA dan paket C yang mencari tempat untuk melanjutkan kuliah. Sehingga, pameran terencanakan pada tanggal 18-20 juni 2012. e. Membuat rencana materi yang akan dipamerkan Pameran Mahasiswa Program Pendidikan Vokasi diikuti oleh 10 jurusan angkatan 2009 dengan memperlihatkan hasil karya yang telah dibuat selama perkuliahan baik berupa produk maupun jasa. Selain itu juga, direncanakan ada acara pendukung pameran untuk memeriahkan dan menghibur pengunjung pameran yakni berupa musik akustik, perform art, fashion show, dan stand up commedy f. Menentukan kebutuhan pameran Pameran berupa produk dan jasa pastinya membutuhkan meja kursi dan partisi, karena ada acara pendukung maka diperlukan perlengkapan berupa sound, alat music, panggung, alat dokumentasi, LCD proyektor dan dekorasi ruangan dua minggu sebelum acara berlangsung. g. Membuat desain floorplan Floorplan atau desain display pameran dibuat untuk menentukan posisi peserta pameran, posisi perlengkapan pameran dan acara pendukung. Selain itu juga dalam floorplan dapat diketahui luas area yang dibutuhkan yang dapat menentukan sewa tempat pada Matos. h. Menentukan tamu undangan Tamu yang akan di undang adalah ketua Program Vokasi, sekretaris Program, bagian keuangan, bagian umum, bagian akademik, bagian kemahasiswaan, bagian TU dan 14 Ketua Bidang Keahlian Program Vokasi, 5 dosen pengajar PR (Bu. Yuyun, Bu. Maya, Pak Karyoto, Pak. Zulkarnaen, dan Pak. Muwafik Shaleh) serta pihak-pihak yang terkait kerjasama i. Publikasi Mengumumkan adanya pameran tersebut di tempat-tempat tertentu agar diketahui oleh masyarakat banyak. Publikasi sangat penting dalam melakukan setiap kegiatan. Publikasi acara pameran ini penulis lakukan melalui penyebaran 50 eksemplar flyer dan poster, pemasangan 5 buah spanduk, publikasi radio, publikasi media cetak, publikasi televisi. Penyebaran flyer dan poster direncanakan pada seluruh fakultas di Universitas Brawijaya, sekolah menengah atas dan tempat umum yang dikunjungi masyarakat. Penempatan spanduk akan dilakukan di perempatan jalan besar Kota Malang dan jalan pusat pada Universitas Brawijaya. Publikasi dilakukan satu minggu sebelum acara berlangsung. j. Mempersiapkan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pameran. Pemantauan dilakukan ketika yang direncanakan terlaksanakan sampai acara berakhir. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan rencana pelaksanaan dan mengetahui kendala serta cara mengatasi kendala tersebut. k. Sponsorship Menurut meenaghan (1991) sponsorship didefinisikan sebagai pemberi dukungan baik dalam hal keuangan atau bentuk dukungan-dukungan lain kepada kegiatan-kegiatan yang ada dengan tujuan untuk kegiatan promo. Meenaghan memaparkan juga didalan kegiatan sponsorship terdapat hubungan emosional yang positif terhadap peran sponsor karena mendukung kegiatan yang disukai oleh konseumen. Hal ini terjadi karena konsumen merupakan pendukung dari kegiatan. Perencanaan sponsorship untuk acara pameran ini penulis menentukan untuk sponsor media publikasi (media cetak dan media elektronik), butik, makanan, provider dan percetakan. l. Membuat kalender kegiatan Kalender kegiatan dibuat untuk menentukan dan menjadwalkan tim bekerja. 3.1.5 ACTION AND COMMUNICATING Setelah merencanakan kegiatan “End of the Year Exhibition: Reflecting the Inner Selfhood”, maka pelaksanaan program dilakukan. Pameran terlaksana pada tanggal 19-21 Juni 2012. Acara tertunda satu hari dikarenakan keterbatasan waktu untuk mendisplay tempat pameran. Berikut penjelasan pelaksanaan kegiatan tersebut : a. Pembuatan brosur, poster, spanduk, backdrop, id card dan undangan. Desain brosur, poster, spanduk, backdrop, id card dan undangan dibuat oleh ISADORE Consultant dan kemudian diserahkan kepada mahasiswa Desain Grafis untuk di edit dan kemudian dicetak. Pada pelaksanaannya desain flyer, poster, spanduk, backdrop, id card dan undangan diserahkan 4 hari sebelum acara dan 3 hari sebelum acara sudah tercetak. Brosur dicetak sebanyak 100 eksemplar, poster dicetak 50 eksemplar, 5 buah spanduk, 1 buah backdrop, 35 id card dan 55 undangan. b. Publikasi acara Publikasi acara dilakukan 2 hari sebelum acara berlangsung dengan menyebarkan flyer dan poster di 14 Fakultas Universitas Brawijaya. Selain itu flyer juga disebar di sekolah menegah ke atas, spanduk di perempatan ITN, perempatan Jl. Kawi, FK UB, dan Bunderan UB. Publikasi juga memanfaatkan jejaring sosial berupa faceebook. c. Peserta Pameran Pameran diikuti oleh 5 jurusan Program Pendidikan Vokasi angkatan 2009, yakni 1. Desain grafis sebagai peserta utama berupa produk hasil karya seperti web, animasi, company profile, merchandise, dan desain logo. 2. Public Relations berupa produk snack Sir Choco, jingle dan iklan. 3. Penerjemah Bahasa Inggris berupa jasa penerjemahan. 4. Broadcasting berupa pemutaran film. 5. Manajemen Informasi Berbasis Multimedia berupa penayangan desain web, desain majalah elektrik dan company profile d. Tamu undangan Berdasarkan perencanaan untuk tamu undangan yakni: 1. Ketua Program Vokasi 2. Sekretaris Program 3. Bagian keuangan 4. Bagian umum 5. Bagian akademik 6. Bagian kemahasiswaan 7. Bagian TU 8. KBK Desain Grafis 9. KBK Public Relations 10. KBK Broadcasing 11. KBK Pariwisata 12. KBK Sekretaris 13. KBK Manajemen Informatika Berbasis Multimedia 14. KBK Menejemen Informatika 15. KBK Teknik Informasi 16. KBK Perencanaan Peraturan Kontrak dan Bisnis 17. KBK Penerjemah Bahasa Inggris 18. KBK Perbankan 19. KBK Perpustakaan dan Arsip 20. KBK Perpajakan 21. Ibu Yuyun Ariani 22. Ibu Maya Diah Nirwana 23. Bapak Muwafik Saleh 24. Bapak Karyoto 25. Bapak Zulkarnaen 26. Elfara FM 27. Siluet Agency 28. Malang Post 29. Ikatan Pecinta Retorika Indonesia Tamu undangan yang hadir dalam pameran yakni Sekretaris program, bagian keuangan, bagian umum, bagian kemahasiswaan, bagian akademik, bagian TU, staff ahli, KBK Public Relations, Dosen pengajar PR (Bu Yuyun dan Bp. Karyoto), KBK Perbankan, KBK Desain Grafis, Malang Pos, IPRI dan Siluet Agency. e. Pengisi Acara Pendukung Acara pendukung dalam pameran Mahasiswa Program Pendidikan Vokasi yakni a.Musik akustik : 1. Hai Luna 2. Alita and friends 3. Ega 4. Gemilang and Dion 5. Rara and Dion b.Perform art : Endy Lukito dari Surabaya c.Stand up Commedy : Arie Kriting, Stand Up Commedy Malang d.Fashion Show : Siluet Model f. Pencarian sponsor Pencarian sponsor dilakukan dengan penyebaran proposal ke: 1.Provider : Telkomsel dan Axis 2.Butik : Le’Goub, Mayang Collections, Nine Model Agency, dan Siluet Agency 3.Makanan : Ayam Bakar Wong Solo, Café Ego, Ayam Goreng Jogjakarta, Saboten dan Milk Story 4.Media : Malang Post, Elfara FM 5.Dealer : Yamaha 6.Percetakan : Jade Indopratama, Optima Kreatif, dan Angkasa Putra Dan akhirnya yang menerima dan menyetujui proposal yang kemudian menjadi sponsor adalah Malang Post, Elfara FM, Siluet Agency dan IPRI. g. Pencarian Perlengkapan untuk Kegiatan Pemesanan partisi pameran dilakukan satu bulan sebelum acara berlangsung, karena perubahan konsep dan keputusan pihak Vokasi yang mendekati acara maka pemesanan partisi dilakukan 3 hari sebelum acara berlangsung. Perlengkapan pendamping pameran untuk acara hiburan berupa sound, mic, kamera, piano, LCD dan layar proyektor dilakukan 2 hari sebelum acara berlangsung. h. Persiapan kegiatan Persiapan kegiatan dilakukan 1 hari sebelum pelaksanaan kegiatan yaitu pada Senin 18 Juni 2012 pukul 22.00-05.00 WIB i. Pelaksanaan Pameran Mahasiswa Vokasi UB Pada hari : Selasa-Kamis, 19-21 Juni 2012 Tempat : Hall Atrium Malang Town Square lantai 2 Pukul : 10.00-21.00 WIB j. Susunan Acara (terlampir) 3.1.6 Evaluation Evaluasi kegiatan adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberikan nilai secara objektif atas pencapaian hasil-hasil pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi selalu berupaya untuk mempertanyakan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan dari suatu rencana. Tujuan evaluasi dari suatu kegiatan adalah untuk mengetahui dengan pasti apakah pencapaian hasil, kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam pelaksanaan kegiatan dapat dinilai dan dipelajari untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang. Fokus utama evaluasi ini adalah lebih diarahkan kepada hasil, manfaat dan dampak dari program. Dalam bab ini, penulis mengevaluasi kegiatan dengan membandingkan perencanaan dan pelaksanaannya, sebagai berikut : a. Pada perencanaan, biaya pelaksanaan pameran seluruhnya tanpa terhitung pajak, sehingga ketika pengajuan dana dilakukan perubahan anggaran. b. Dalam pelaksanaan pameran ada beberapa perlengkapan yang tidak tertera dalam anggaran, sehingga harus mengatur uang yang ada untuk mencukupi semua kebutuhan. c. Turunnya dana dari Vokasi yang secara bertahap membuat seluruh panitia dan peserta pameran melakukan urunan dana. 1.2 Pembahasan Menurut Teori Dalam kegiatan Event End of The Year Exhibition “Reflecting the Inner Selfhood” ini penulis bertugas dan bertanggung jawab menjadi divisi acara dan publikasi (sponsorship). Berikut adalah penjabaran kegiatan yang telah dilakukan penulis mulai dari pra acara hingga pasca acara : 1.2.1 Peran dan Fungsi Divisi Acara : Dalam suatu acara hidup dan mati sebuah acara ditentukan oleh peran dan fungsi divisi acara, bagaimana cara divisi acara menyusun rencana kegiatan, mengatur dan memimpin semua kegiatan acara, serta membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal-hal teknik kepada tim panitia lainnya. Berikut adalah kegiatan pra hingga pasca acara yang dilakukan divisi acara pada event “End of The Year Exhibition”, yaitu : A. Job Description : 1. Membuat susunan acara (rundown acara dari hari pertama sampai hari ketiga) 2. Mencari pengisi acara (MC, Model fashion show, live music akustik dan make up model) 3. Mencari data company profile ( dari pihak vokasi dan jurusan broadcasting ) dan data film ( dari jurusan broadcasting dan desain grafis), data pemutaran hasil karya ( dari jurusan public relations angkatan 2009 & 2010, jurusan desain grafis angkatan 2009 & 2010, jurusan MIBM dan jurusan bahasa inggris). 4. Menyusun backsound yang diputar pada saat acara. 5. Follow up pengisi acara (MC, Fashion show , live music akustik dan make up model) 6. Cek sound, mic dan LCD ( dari pihak vokasi ) B. Pra Acara: 1. Membuat rundown acara dari mulai hari pertama sampai hari ketiga acara. Menyusun acara demi acara sesuai dengan pengisi acara yang sudah direncanakan dari mulai pemutaran company profile, pemutaran film, live musik akustik, pemutaran hasil karya dari beberapa jurusan, sampai acara hiburan seperti (perform art, fashion show dan stand up comedy). 2. Mencari pengisi acara dari mulai MC, live musik akustik, fashion show, salon untuk make up model, memastikan film yang akan diputar serta beberapa hasil karya dari berbagai jurusan (Public relations, desain grafis, broadcasting, MIBM dan bahasa inggris). 3. Meminta data company profile ke pihak vokasi, meminta file data – data film dan karya lain dari beberapa jurusan (Public relations, desain grafis, broadcasting, MIBM dan bahasa inggris). 4. Memilih dan menyusun backsound yang diputar pada saat pameran. 5. Mencari pinjaman sound system, LCD proyektor dsb. 6. Ikut mencari sponsorship ( Telkomsel, IPRI, Siluet Model Agency, percetakan Angkasa Putra, Salon House of Harist ) 7. Ikut menyebarkan beberapa media promosi kedaerah suhat, kampus UM, kampus ABM dan menyebarkan undangan kepada pihak IPRI, dosen pembimbing, SILUET Agency dan HMJ Sedesa UM. C. Pelaksanaan : 1. Susunan acara sudah dibuat dari 3 minggu sebelum hari H tetapi mengalami revisi sebanyak 3x menyesuaikan waktu dan pengisi acara yang pada akhirnya acara tepat diadakan pada tanggal 19 – 21 Juni 2012 dimulai pukul 10.30 hingga 21.00 wib . 2. Mengenai pengisi acara, untuk MC selalu ontime dan sesuai perjanjian yang disetiap harinya MC selalu berganti di tiap harinya, mengenai live music lebih fokus di malam harinya karena keterbatasan pengiring, untuk perform art, fashion show dan stand up comedy sudah sesuai dengan rencana awal. 3. Mengenai company profile, sie acara baru mendapatkan file tersebut, pada saat hari H, untuk film yang diputar 3 hari sebelum hariH men-dapatkan film hanya dari jurusan desain grafis dan pada saat hari H mendapatkan file film dari jurusan broadcasting dan beberapa karya dari jurusan – jurusan lain. 4.Mengenai backsound pameran sudah ditentukan seminggu sebelumnya musik dibedakan antara waktu display dan istirahat, untuk alat musik seperti keyboard dan mixer sudah siap digunakan selama 3 hari begitu juga dengan LCD dan proyektor. 5. Mengenai konfirmasi pengisi acara satu hari sebelum perform selalu konfirmasi mengenai waktu perform, kecuali untuk fashion show dari Siluet Model di hari pertama harus melakukan GR (Gladi Resik) sebelum keeseokannya mereka perform. 6. Mengenai live musik akustik yang ditiadakan dihari pertama – ketiga pada waktu pagi dan siang hari diakibatkan tidak adanya pengisi acara, alternatif yang digunakan adalah menggantinya pemutaran company profile, pemutaran film dan pemutaran hasil karya dari beberapa jurusan. D. Pasca Acara : 1. Susunan acara yang digunakan pada saat acara adalah rundown yang ketiga kalinya. Semua acara terlaksana sesuai rundown hanya saja untuk live musik akustik di waktu pagi dan siang hari untuk hari pertama hingga ketiga ditiadakan hanya dilakukan di waktu sore dan malam hari yang dibawakan oleh “Gemilang feat Dion” dan “Rara feat Ega” di hari pertama, di hari kedua ada “hay luna band” dan di hari ketiga diisi oleh “Alitha and friends”. Sedangkan untuk penggantik musik akustik di waktu pagi dan siang digantikan dengan pemutaran company profile dan pemutaran film serta hasil karya dari beberapa jurusan dari Vokasi Universitas Brawijaya. 2. Memberikan surat perjanjian kerja sama antara pihak pertama (selaku ISADORE Konsultant) dan pihak kedua (selaku sponsorship, seperti IPRI dan Siluet Agnecy) yang berisi mengenai hak dan kewajiban dari pihak pertama dan pihak kedua untuk arsip kesekertariatan. 3. Mengecek dan merapikan kembali alat –alat yang berupa pinjaman (seperti mixer, mic, lcd, proyektor, stand mic, dan keyboard, dll.) dan mengembalikan sesuai tempatnya kepada vokasi. 4. Menurunkan semua publikasi yang sudah tersebar. 5. Menyelesaikan administrasi dengan pihak MATOS mengenai pelunasan atrium dan surat NPWP. 1.2.2 Peran dan Fungsi Divisi Publikasi (Sponsorship) : Dalam kegiatan ini saya menggunakan materi teknik loby dan negosiasi dan mencoba menerapkan secara langsung dalam melakukan proses loby dan negosiasi kepada pihak (Telkomsel , IPRI, Siluet Agency, Percetakan Angkasa Putra dan Salon House of Harist) berikut adalah penjelasannya : a. Tekomsel menyerahkan proposal dan menunggu konfirmasi selama kurang lebih satu minggu karena tidak bisa bertemu langsung dengan bagian promosi Telkomsel yang pada akhirnya setelah satu minggu di follow up ternyata dengan pihak Telkomsel acara ini tidak di support dan tidak ada konfirmasi. b. IPRI meyerahkan proposal dan menjelaskan apa maksud dari proposal tersebut yang menginginkan pihak IPRI untuk bekerja sama pada acara ini selama 3 hari. Pihak PRI menyambut dengan baik maksud tujuan kita dan mau bekerja sama. Dengan ketentuan Pihak pertama mendapatkan MC ( master of Ceremony ) selama pameran berlangsung dengan kewajiban penempatan Logo IPRI di semua publikasi dan disebutkan oleh MC di setiap acara, sedangkan pihak kedua sebaliknya. Pihak IPRI memberikan 6 MC dengan 2 MC disetiap harinya secara bergantian. c. SILUET Agency meyerahkan proposal dan menjelaskan apa maksud dari proposal tersebut yang menginginkan pihak SILUET Agency untuk bekerja sama pada acara ini tepatnya di hari kedua pada pukul 19.30 – 20.15 WIB. Dengan ketentuan Pihak pertama mendapatkan model dan kostum untuk model dalam fashion show di hari kedua dengan kewajiban penempatan Logo SILUET di semua publikasi, disebutkan oleh MC dan penempatan X-Banner pada saat acara fashion show berlangsung, sedangkan untuk pihak kedua sebaliknya. Pihak SILUET memberikan 6 model 4 model cewek dan 2 model cowok dengan tema kostum yaitu, cocktail batik dan evening gown. d. Percetakan Angkasa Putra menyerahkan proposal dan men-jelaskan maksud dari proposal tersebut yang menginkan pihak Angkasa Putra untuk bekerja sama pada acara ini tepatnya untuk semua media cetak yang digunakan di acara ini. Dikarenakan pihak angkasa putra sendiri untuk jatah kegiatan sponsorship mereka sampai bulan juni sudah habis mereka hanya bisa menawarkan harga promo untuk setiap media cetak yang kita ajukan tidak bisa menjadi sponsor utama di acara ini, dan akhirnya kita tidak memfollow up karena sesuai perhitungan kita masih terlalu mahal dibandingkan dengan percetakaan lain karena kita pun limit dana sehingga kita lebih memilih untuk mencari alternatif lainnya. e. Salon House of Harist tanpa menggunakan proposal hanya langsung bertemu dan menjelaskan maksud acara ini serta tujuannya adalah menggunakan salon House of Harist untuk make up dan hair do para model ,awalnya pihak pertama mengajukan 175ribu untuk make up dan hair do setiap modelnya namun setelah bernegosiasi dari yang turun menjadi 150 ribu menjadi 100 ribu untuk setiap model dan itupun hanya cukup untuk 4 model cewek saja. Dengan kesepakatan pada saat acara berlangsung hanya disebutkan oleh MC dan tidak mencantumkan logo salon di semua publikasi. 3.3. Kendala : 1. Kurangnya koordinasi dengan Vokasi. 2. Ketidakhadiran KBK masing-masing jurusan. 3. Ketidakikutsertaan semua jurusan dalam pameran. 4. Kurangnya peralatan dokumentasi yang memadai. 5. Dikarenakan tidak diperbolehkan menyewa sound system dari luar, sehingga diharuskan menggunakan sound system dari kampus dan tidak adanya operator yang bisa menggunakan yang mengakibatkan sie acara tidak bisa maksimal menggunakan mixer sound karena tidak mengetahui cara penggunaannya. 6. Untuk mic sendiri terbatas, pihak kampus hanya memiliki 2 mic dan itu bergantian antara mc dengan pengisi acara, belum lagi mic menggunakan wireless yang mengakibatkan suara mic putus – putus 7. Untuk pengisi acara live music di siang hari ditiadakan karena tidak adanya pengiring keyboard (dikarenakan sedang ada ujian) sedangkan untuk gitar vokasi tidak mempunyai alat musik tersebut sehingga live musik hanya ada di waktu sore dan malam hari dengan menggunakan keyboard untuk gitar pengisi acara membawa alat musik gitar sendiri karena keterbatasan alat. 8. Dihari ketiga, mixer tidak dapat digunakan sama sekali sehingga acara pun molor sekitar 1 jam, karena keterbatasan alat dan tidak adanya operator yang bisa membantu memperbaiki, sehingga acara baru bisa dimulai sekitar pukul 11.30 wib.. 9. Untuk pengiring keyboard terhambat dengan UAS sehingga hanya bisa mengisi acara live musiknya pada waktu sore hari.Untuk pemain gitarnya sebenarnya sudah diusahakan dan bersedia membantu melainkan keterbatasan alat musiknya sehingga setiap pengisi acara membawa alat musiknya sendiri kecuali keyboard. 11.Dikarenakan keterbatasan panitia juga sehingga kerja antara operator LCD, mixer dan konfirmasi dengan pengisi acara dihandle sendiri, sesekali dibantu dengan sie acara yang lain karena sie acara yang lain pun mempunyai kerjaan masing – masing. 3.4 Solusi : 1. Pada akhirnya, untuk hari pertama pihak penjaga vokasi dan adik tingkat yang membantu mengoperasikan mixer, sound system dan juga LCD, untuk hari kedua dan ketiga sie acara sendiri yang mengoperasikan. 2. Untuk live music di siang harinya digantikan dengan backsound dan pemutaran film serta karya – karya dari beberapa jurusan lain. 3. Di hari ketiga, karena mixer mati, akhirnya hanya menggunakan kabel dan colokan yang langsung dari sound systemnya . 4. Untuk mic, tetap menggunakan 2 mic secara bergantian dengan mc jika ada live music mengatasi dengan menggantikan baterai mic tiap harinya dan menyesuaikan wireless agar tidak putus-putus. 5. Untuk pemutaran company profile ditayangkan setiap harinya sedangkan pemutaran film dan hasil karya dari beberapa jurusan dibagi sesuai hari dan waktu yang sudah ditentukan. 6. Untuk memeriahkan acara pembukaan yang tidak dihadiri KBK masing-masing jurusan, maka dikerahkan seluruh peserta pameran untuk menempati kursi undangan. 7. Dikarenakan tidak semua jurusan mengikuti acara pameran, maka tempat pameran yang kosong diisi oleh mahasiswa desain grafis angkatan 2010 dan 2011, selain itu panitia meminta produk atau hasil karya dari setiap jurusan yang tidak mengikuti pameran untuk ditayangkan pada monitor utama. 8. Keterbatasan membuat desain spanduk, brosur, backdrop dalam waktu singkat membuat publikasi terlaksana hampir mendekati acara, sehingga melakukan publikasi via sms dan jejaring sosial (termasuk penggunaan display picture pada bbm). 9. Terbatasnya jumlah panitia membuat kerja panitia saling mambantu antar divisi. 10. Dokumentasi dilakukan dengan menggunakan kamera pocket dan meminjam kamera dari peserta pameran.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1.1 Kajian Teori Event End of The Year Exhibition “Reflecting the Inner Selfhood” ini penulis menerapkan teori Management Acara dan Teknik Loby & Negosiasi kedalam pengaplikasian divisi yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, yakni pada divisi acara dan publikasi (sponsorship). Berikut adalah penjabaran mengenai teori tersebut : 1.1.1 Teori Management Acara Manajemen acara adalah sebuah proses yang mau tidak mau, suka atau tidak suka harus dilakukan untuk keberhasilan suatu acara. Hal ini didukung oleh kenyataan bahwa berhasil tidaknya kegiatan ditentukan oleh aplikasi manajemen yang tertata dengan baik. Definisi manajemen secara umum adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta dilaksanakan secara berurutan berjalan ke arah suatu tujuan. Sedangkan menurut ahli James A.F. Stoner dalam bukunya “MANAJEMEN” edisi kedua tahun 1990, menyatakan bahwa “manajemen adalah proses, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha –usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan ”. Definisi acara adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Secara umum pengertian manajemen acara itu sendiri merupakan usaha sistematis yang dilakukan bersama – sama untuk terselenggaranya sebuah acara dan memiliki tujuan yang nantinya akan diselesaikan bersama. Berikut adalah beberapa tahapan dalam memanagement acara : A. Tahapan Manajemen Acara 1. Fungsi Perencanaan a. Penentuan Acara b. Penentuan Tujuan Acara c. Penentuan Tempat dan Waktu Acara 2. Fungsi Pengorganisasian Pada fungsi pengorganisasian, kepanitian menjadi inti yang mutlak dilakukan untuk memperjelas tanggung jawab yang akan dilakukan. Pembagian pola –pola kepanitian sebenarnya berdasarkan kebutuhan sesuai dengan acara yang akan dikerjakan, seperti : a. Ketua Panitia b. Sekretaris c. Bendahara d. Seksi Acara e. Seksi Perlengkapan f. Seksi Publikasi dan Dokumentasi g. Seksi Konsumsi, dll. 3. Fungsi Pengkoordinasian Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni pemetaan tanggung jawab dan pembentukan schedule kerja. 4. Fungsi Pengarahan Ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta ternuka dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca acara yang dilakukan. 5. Fungsi Pengawasan Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua untuk mengawasi semua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling tunjuk dan saling menyalahkan. B. Pengertian Tugas dan Fungsi Kerja Panitia Pengertian tugas adalah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu. Melainkan fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu adanya kerja sama secara langsung maupun tidak langsung. Berikut adalah beberapa susunan panitia beserta penjabaran tugas dan fungsi kerjanya : 1. Ketua Panitia Sebagai pemimpin organisasi dalam merencanakan, mengorganisir, mengontrol serta mengkoordinasi. Membagi tugas dan kerja sama antar seksi –seksi dalam kegiatan diluar maupun pada saat rapat. 2. Sekretaris Suatu organisasi, hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan tugas kerja sekretaris adalah membuat surat undangan rapat, membuat surat permohonan bantuan dana (proposal), membuat surat masuk dan keluar, membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan, dll. 3. Bendahara a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitian. b. Membukukan segala pemasukan dan pengeluaran. c. Membuat laporan keuangan, dll. 4. Seksi Acara a. Menyusun rencana kegiatan. b. Mengatur, memimpin semua kegiatan. c. Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal – hal teknis, dll. 5. Seksi Perlengkapan a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi . b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi. c. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman,dll. 6. Seksi Publikasi dan Dokumentasi a. Membuat dan memasang semua media promosi yang digunakan. b. Mencatat dan mendokumentasikan perincian penyebaran undangan internal, eksternal dan media promosi lainnya. c. Mendokumentasikan setiap kegiatan, dll. 7. Seksi Konsumsi Menyediakan makanan ringan (snack), makanan berat ( nasi ) dan minuman pada saat acara berlangsung. 1.1.2 Teori Loby & Negosiasi Manusia adalah makhluk sosial, dimana berbagai kepentingan saling berinteraksi dan satu sama lain saling membutuhkan. Kepentingan yang berbeda tersebut kadang kala menjadi kepentingan bersama, sehingga perlu adanya proses mempengaruhi untuk mendapatkan persepsi yang sama. Dalam lobbying biasanya terdapat proses tawar menawar yang disebut Negosiasi. Negosiasi juga memungkinkan proses penyelesaian konflik dengan tidak menggunakan instrumen kekerasan dan mencoba memberikan ruang bagi pihak yang berkonflik untuk melakukan pertukaran informasi dari masalah yang dihadapi bersama. Unsur – unsur dalam lobbying : a. Kegiatan lobi melibatkan beberapa pihak : pihak pelobi dan pihak yang dilobi b. Sasaran pelobi, orang atau pihak yang di lobi adalah para pembuat undang-undang, pejabat pemerintah, pimpinan politik dan sejumlah tokoh lain yang memiliki kekuasaan atau pengaruh cukup besar. c. Pelobi melakukan kegiatan lobinya dengan tujuan untuk mempengaruhi mereka yang menjadi sasaran lobi. d. Lobi adalah kegiatan yang bersifat informal atau tidak resmi. Perlu adanya proses pengaruh yang lebih kompleks guna tercapainya tujuan organisasi. Pertukaran dalam proses negosiasi biasanya berupa posisi atau kekuasaan, kepentingan, rasa aman dan kepuasan, sehingga perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : a. Negosiator yang pandai berbicara dan cepat tanggap. b. Mempunyai wawasan yang cukup luas mengenai apa yang menjadi bahan perdebatan. c. Memiliki kepercayaan diri yang tinggi. d. Memiliki citra diri yang baik. e. Pandai mengambil hati orang, baik itu dengan kata-kata yang persuasive maupun sikap dan perbuatan kita. f. Dapat memanfaatkan kesempatan sekecil apapun. g. Memaksimalkan kemampuan dan sumber daya yang dimilik. h. Mengatakan yang sebenarnya namun tidak seluruhnya. i. Tidak mudah menyerah.